박람회 참가는 세일즈와 마케팅의 한 수단으로 그 자체가 목적은 아니다. 하지만 박람회 참가 과정이 어려워지면서 참가 자체에 많은 힘을 쏟다가 어느새 ‘무사 참가’가 목적이 되는 경우가 많다. 이를 대비하는 가장 효과적이고 확실한 방법은 부스 예약을 일찍 시작하는 것이다. 박람회 참가에 어려움을 겪는 이유는 다양하고, 문제 발생 빈도는 잦으며, 해결하는 데에는 시간이 절대적으로 소요되기 때문이다. 촉박한 준비 일정으로 발생하는 문제들은 부스예약 단계부터 전 과정에 걸쳐 나타날 수 있다. 우선 박람회 일정이 가까워질수록 부스 위치에 관한 선택권이 크게 줄어든다. 엔데믹 기대가 나오는 가운데 해외 박람회 참가 수요도 코로나 이전 수준으로 빠르게 회복하고 있다. 이러한 상황에서 좋은 부스 위치는 신청을 빨리한 기업들이 선점한다. 반대로 신청이 늦을수록 입구에서 먼 안쪽 구석 자리 등 선호도가 낮은 위치를 배정받을 수밖에 없다. 부스 위치는 참가 인력, 비용 등이 동일하게 투자되어도 참가 성과에 영향을 주는 주요 요인 중 하나이다. 때문에 줄어든 선택권은 기업이 극복해야 하는 요소로 이어진다. 중소기업이나 초보 수출기업이라면 박람회 참가 신청을 미리하는 것이 더욱 중요하다. 해외 박람회 참가를 위한 별도의 전문 인력이 없는 경우가 많아 준비 과정에서 어려움을 겪기 때문이다. 박람회 참가를 위해서는 많은 잔업무가 따라오고 다양한 마감일과 예상치 못한 변수에도 대응해야 한다. 그 결과 참가 과정의 진행이 생각 이상으로 더뎌질 수 있다. 이러한 이유로 부스예약을 완료한 뒤에도 급하게 '마이페어'로 도움을 요청하는 경우가 흔하다. 시간의 압박은 부스예약을 끝난 뒤에도 계속된다. 비품 임차, 출입증 신청, 시설물 이용 신청 등 부스 운영을 위해 접수해야 하는 각종 서류들이 있기 때문이다. 부스 운영 계획에 따라 필요한 항목을 결정하는 데에도 기업 내부에서 시간이 걸리지만, 모두 결정한 이후에도 해외 박람회 주최자와의 커뮤니케이션에 짧게는 하루, 길게는 4-5일씩 소요된다. 이러한 커뮤니케이션 비용들은 기업이 부스 준비 시간을 예상보다 크게 단축시킨다. 박람회에서 성과를 거두기 위해 필요한 것은 시간과 여유이다. 일정에 쫓겨 박람회를 준비하다보면 잔업무에 시간을 집중해서 사용하게 되고, 영문 자료 준비나 바이어 사전 컨택 등 성과를 만드는 데 필요한 활동이 어려워지기 때문이다. 박람회마다 차이는 있지만 평균적으로 개최일 기준 4~6개월 전에 참가 신청하기를 추천한다. 또한 참가 과정을 지원하는 전문 서비스 등이 있으니 이를 활용하고 기업은 성과를 위한 전략에 집중한다면 해외진출 수단으로써 박람회를 충분히 잘 이용할 수 있을 것이다.